Interviu cu Serghei Cataraga, Chief Procurement Officer, Verum Group
Achizițiile au fost mult timp o zonă ocolită de transformările digitale. Însă acest lucru se schimbă rapid, potrivit unui studiu global realizat de University of Melbourne și Chartered Institute of Procurement cloud computing, big data și IoT. În Moldova, holdingul agroindustrial cu lanț valoric integrat Verum Group este unul dintre pionierii digitalizării achizițiilor în sectorul privat. Am discutat cu Serghei Cataraga, Chief Procurement Officer Verum Group despre cum a început transformarea, ce obstacole au fost și ce înseamnă digitalizarea „cu sens” într-o companie complexă.
Domnule Cataraga, să începem cu întrebarea pe care o auzim des: de ce ar trebui o companie să-și digitalizeze achizițiile? Nu e mai simplu să funcționezi ca până acum?
Digitalizarea nu este despre software. Este despre control, trasabilitate și încredere în propriile date. Noi am ajuns într-un punct în care activitatea de procurement era funcțională, dar fragmentată. Comenzi telefonice, fișiere Excel, lipsă de vizibilitate și conexiune între echipe, prețuri diferite pentru aceleași produse. Când întrebi „cine a aprobat această comandă?” și nu ai un răspuns clar în 10 secunde, înseamnă că procesul este vulnerabil. Am înțeles că fără un sistem digital coerent pierdem bani, timp și încredere. Digitalizarea a fost soluția pentru a construi un proces standardizat, transparent, scalabil. Nu pentru că era „cool” – ci pentru că era absolut necesar într-un grup cu peste 20 de entități legale și sute de furnizori.
Cum ați abordat transformarea? Care a fost primul pas?
Am început pragmatic. În loc să digitalizăm totul dintr-o dată, am ales zonele cu impact financiar și operațional mare. Mai întâi, am trecut la licitații electronice prin platforma Prozorro, unde organizăm competiții pentru achizițiile strategice. Furnizorii pot participa transparent, criteriile sunt clare, iar decizia se bazează pe date, nu pe relații. Apoi, am digitalizat contractele. Fiecare contract este arhivat, conectat cu comenzile și livrările. Nu mai există situații de tipul „a semnat cineva, dar nu știm cine”. Am introdus fluxuri de aprobare automate, în funcție de tipul și valoarea achiziției. Am creat un catalog intern cu produse standardizate și prețuri negociate. Toate cererile interne sunt acum înregistrate și urmărite electronic.
Digitalizarea e adesea percepută drept o procedură scumpă. Cum justificați investiția?
E adevărat că investiția inițială nu e mică – e nevoie de licențe, instruire, adaptare. Dar dacă ne uităm la costul lipsei de digitalizare, devine evident că pierdem mult mai mult. Studiul CIPS arată că 43% dintre companii consideră cost-eficiența drept principalul beneficiu al digitalizării. La Verum Group, timpul mediu de procesare al unei achiziții a scăzut cu peste 40%. Am redus semnificativ comenzile greșite, duble sau fără contract. Iar echipa a câștigat timp pentru analiză, planificare, negociere și nu este absorbită excesiv de urmărirea comenzilor.
Care a fost provocarea cea mai mare? Sistemele sau oamenii?
Fără îndoială, mentalitatea. Tehnologia se instalează în câteva săptămâni, dar oamenii au nevoie de timp ca să înțeleagă că nu pierd putere, ci câștigă claritate. Unii colegi credeau că sistemul digital e o formă de supracontrol. A trebuit să explicăm, să demonstrăm, să arătăm ce câștigă fiecare echipă. La fel și cu furnizorii. La început, erau sceptici față de Prozorro. Dar când au văzut că procesul e corect, fără favoritisme, s-au aliniat. Participă, învață, oferă. În timp, numărul ofertelor per licitație a crescut.
Ce s-a schimbat substanțial în companie după digitalizare?
În primul rând, trasabilitatea și transparența în achiziții. Putem urmări fiecare comandă, de la cerere până la plată. Fiecare contract e verificabil. În al doilea rând: controlul financiar. Achizițiile neautorizate au fost eliminate. Cheltuielile sunt mai predictibile. În al treilea rând, s-a transformat, a devenit mult mai important, rolul echipei. Azi, departamentul de achiziții este partener strategic, nu doar executant. Planificăm împreună cu operaționalul, analizăm tendințele prețurilor, monitorizăm performanța furnizorilor. Datele ne dau argumentele necesare pentru a acționa. Ne dau forță în negocieri și în discuții cu managementul.
Ce sfaturi aveți pentru alte companii care vor să digitalizeze procurementul?
Să înceapă de unde doare: zonele de consum necontrolat, de duplicare sau lipsă de transparență. Să nu aștepte sistemul perfect. Să înceapă cu o soluție clară, ușor de implementat și scalabilă. Să elaboreze un cadru de reguli clare și să le aplice constant. Dacă furnizorii văd că regulile sunt negociabile în funcție de cine sună, își pierd încrederea. Și mai ales, să investească în formarea echipei. Oamenii sunt cheia.
Ce urmează la Verum Group?
Digitalizarea continuă. Lucrăm la finalizarea automatizărilor, integrarea completă cu ERP, monitorizarea performanței furnizorilor în timp real, extinderea procesului și în zona de MRO (maintenance, repair, operations). Dar dincolo de tehnologie, ne construim o cultură a controlului și a responsabilității. Digitalizarea fără disciplină rămâne doar o platformă frumoasă.
În loc de concluzie?
Digitalizarea achizițiilor nu este un proiect IT. Este o strategie de guvernanță și eficiență. Verum Group demonstrează că această transformare este posibilă și în Europa de Est, chiar și într-un ecosistem complex, cu sute de furnizori și zeci de entități. Când ai viziune, leadership și perseverență, rezultatele nu întârzie să apară. Iar acestea sunt: costuri mai mici, transparență mai mare, încredere mai solidă.
